Makler Software: Anbieter, Kosten und die richtige Wahl für Ihr Büro

Eine Maklersoftware verwaltet Objekte, Kontakte und Exposés und schickt Inserate an die Portale. Welche Lösung passt, hängt von Land, Bürogröße und Arbeitsweise ab, nicht von einer Siegerliste.

Wer eine Makler Software sucht, findet vor allem Anbieterseiten und Verzeichnisse mit langen Listen. Preise fehlen oft, Österreich kommt kaum vor, und viele Vergleiche stammen von Herstellern, die das eigene Produkt vorne sehen. Dieser Ratgeber ordnet ein, was eine Maklersoftware leisten muss, welche Anbieter in Österreich und Deutschland relevant sind, wie die Preismodelle aussehen und wo die Software endet. Zur Einordnung: Wir entwickeln selbst keine Maklersoftware, sondern ein Werkzeug für Social-Media-Content, das daneben läuft. Wir haben also kein Interesse daran, einen bestimmten Anbieter vorne zu sehen.

Was eine Maklersoftware leisten muss

Im Kern ist eine Software für Makler eine Datenbank für Objekte und Kontakte, die mit Exposé, Portalen und Website verbunden ist. Ein Objekt wird einmal gepflegt, alles andere zieht nach. Anbieter wie immo professional beschreiben den Umfang so: Objektdaten mit Fotos, Grundrissen, Energieausweis und Dokumenten, Interessenten mit Suchprofil, automatisch befüllte PDF-Exposés, Übertragung an ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen und weitere Portale sowie Anfragen, die direkt im CRM landen.

Diese Funktionen sollten Sie als Grundausstattung erwarten:

• Objektverwaltung: alle Daten, Bilder und Unterlagen zu einem Objekt an einem Ort.
• Kontaktverwaltung (CRM): Eigentümer, Interessenten und Partner, verknüpft mit den Objekten, dazu Suchprofile und Abgleich mit passenden Objekten.
• Exposé: Vorlagen, die sich aus den Objektdaten füllen. Was inhaltlich hineingehört, erklärt unser Ratgeber zum Immobilien-Exposé.
• Portalschnittstellen: einmal eingeben, an mehrere Portale übertragen, für alle übrigen ein Export im Format OpenImmo.
• Anfragenmanagement: Portalanfragen werden als Kontakt angelegt, Exposé und Unterlagen gehen automatisch hinaus.
• Termine und Aufgaben: auch am Handy, bei der Besichtigung oder unterwegs.
• Website: bei manchen Anbietern inklusive, bei anderen über eine Schnittstelle.

Abgrenzung zu Hausverwaltung und allgemeinen CRMs

Hausverwaltungssoftware rechnet Betriebskosten ab, verwaltet Mieter und Rücklagen. Das ist ein anderes Aufgabenfeld, auch wenn beide Programme oft unter „Immobilien Software“ laufen. Branchenunabhängige CRM-Systeme verwalten Kontakte und Verkaufschancen gut, kennen aber weder Exposé noch Portalschnittstelle noch Energieausweis-Felder. Diese Teile müssen Sie dort selbst nachbauen oder zukaufen.

Wo die Maklersoftware endet

Die Software verwaltet und überträgt, sie erzeugt aber keine Sichtbarkeit außerhalb der Portale. Engel & Völkers führt in seinem Leitfaden für Immobiliensoftware Soziale Medien und digitale Präsenz deshalb als eigene Kategorie neben dem CRM. Wie Sie diesen Teil aufbauen, beschreibt unser Überblick zu Social Media für Immobilienmakler.

Maklersoftware in Österreich: die Anbieter im Überblick

Für Österreich gibt es kaum neutrale Übersichten. Eine brauchbare Orientierung liefert die Schnittstellenliste des Portals Österreich.Immobilien, die zeigt, aus welchen Programmen Makler ihre Objekte dorthin übertragen. Ergänzt um die großen deutschen Anbieter ergibt sich folgendes Bild. Die Angaben stammen von Anbieter- und Portalseiten und sind keine Bewertung.

Zum deutschen Markt nennt das Fachmagazin Immobilien-Profi in seinem Makler-CRM-Update vom Dezember 2024 konkrete Größen: onOffice mit über 30.000 Nutzern bei über 6.000 Kunden, Propstack und FlowFact zusammen mit über 5.300 Kunden. Dazu kommen der FIO Webmakler aus der Hypoport-Gruppe, verbreitet bei Banken- und Sparkassen-nahen Maklern, und Empro aus der Immowelt-Gruppe.

Für Österreich zählt weniger die Marktgröße als die Frage, ob die Software die österreichischen Eigenheiten abbildet: Energieausweis-Kennwerte, Nebenkostenübersicht, die Übertragung an willhaben und ImmoScout24 Österreich. Lassen Sie sich genau das in der Demo zeigen, statt der Funktionsliste zu vertrauen.

Auswahlkriterien: was Sie in der Testphase prüfen sollten

Eine Testphase ist nur so gut wie die Fragen, die Sie dabei stellen. Legen Sie zwei oder drei echte Objekte an, nicht die Musterdaten des Anbieters.

Portale und Schnittstellen

Klären Sie, welche Portale direkt angebunden sind und welche nur über einen OpenImmo-Export laufen. Für Österreich sind das vor allem willhaben und ImmoScout24 Österreich, für Deutschland ImmoScout24, Immowelt und Kleinanzeigen. Fragen Sie auch, ob einzelne Schnittstellen extra kosten und ob Änderungen am Objekt automatisch an alle Portale gehen.

Pflichtangaben im jeweiligen Land

Die Software liefert Felder und Vorlagen, die Verantwortung für den Inhalt bleibt bei Ihnen. Prüfen Sie trotzdem, ob die Vorlagen die Vorgaben Ihres Landes unterstützen:

• Österreich: Bei Verträgen mit Verbrauchern, die online oder telefonisch zustande kommen (Fernabsatzverträge), steht Verbrauchern ein Widerrufsrecht zu: in Österreich als Rücktrittsrecht nach dem FAGG (§ 11 FAGG), in Deutschland nach §§ 312g, 355 BGB. immo professional verschickt die Widerrufsbelehrung etwa automatisch mit dem Exposé.

Ob Ihre Unterlagen den Vorgaben entsprechen, klären Sie mit Ihrer Kammer, Ihrem Verband oder einer Rechtsberatung. Die Software ersetzt diese Prüfung nicht.

Mobil arbeiten

Öffnen Sie die Software während des Tests am Handy: Lassen sich Kontakte anlegen, Termine eintragen und Fotos direkt zum Objekt hochladen? Bei Desktop-Programmen fragen Sie, ob es eine mobile App gibt; EDI-Real nennt etwa Desktop-Client und App.

Datenschutz und Datenexport

Fragen Sie nach Serverstandort, Datensicherung und einem Auftragsverarbeitungsvertrag; immo professional nennt alle drei auf der Produktseite. Mindestens so wichtig ist der Weg hinaus: Bekommen Sie Objekte, Kontakte, Dokumente und Verlauf vollständig exportiert, wenn Sie wechseln wollen? Ein Anbieter, der den Import großzügig erklärt und beim Export ausweicht, sagt damit viel.

Support und Einführung

Wer hilft, wenn die Übertragung an willhaben am Freitagnachmittag hängt? Fragen Sie nach Erreichbarkeit, Sprache und ob es eine Einführung gibt. Ein Standort in Österreich, wie ihn onOffice in Wien angibt, kann bei Fragen zu österreichischen Formularen helfen.

KI-Funktionen

Viele Anbieter schreiben inzwischen Objektbeschreibungen aus Stichpunkten, erkennen Bildinhalte oder übersetzen. immo professional weist dabei ausdrücklich darauf hin, dass die Verantwortung für die Angaben beim Makler bleibt. Prüfen Sie im Test, ob die Texte nur Fakten aus Ihren Objektdaten verwenden. Mehr zur Einordnung finden Sie im Ratgeber KI für Immobilienmakler.

Wechsel ohne Datenverlust

Der Umstieg ist der Teil, der bei der Auswahl am häufigsten unterschätzt wird. Eine Checkliste:

1. Kündigungsfrist und Laufzeit der alten Software prüfen, bevor Sie unterschreiben.
2. Vollständigen Export aus dem Altsystem ziehen und sichern.
3. Fragen, ob der neue Anbieter die Übernahme erledigt; immo professional bietet etwa an, bei einer Bestellung alle Inhalte zu übernehmen.
4. Testimport mit echten Daten: Stimmen Suchprofile, Dokumente, Bilderreihenfolge und Kontaktverlauf?
5. Klären, ob laufende Portalanzeigen übernommen oder neu angelegt werden.
6. Einen kurzen Parallelbetrieb einplanen, bis alle Anfragen im neuen System ankommen.

Was kostet Maklersoftware?

Die meisten Anbieter nennen keine Preise oder nur auf Anfrage. Das erschwert den Vergleich, daher lohnt der Blick auf die Preismodelle:

• Je Nutzer: Jede Person im Büro kostet extra. Für Einzelmakler günstig, für wachsende Teams teurer.
• Je Account: Ein Preis für das ganze Büro, unabhängig von der Zahl der Nutzer.
• Module: Grundpaket plus Zusatzmodule für Website, Schnittstellen, Marketing oder Auswertung.
• Einrichtung und Laufzeit: einmalige Gebühren für Einrichtung oder Datenübernahme, Mindestlaufzeiten von Monaten bis Jahren.

Ein öffentliches Beispiel: immo professional verlangt laut Preisangabe auf der Produktseite in den ersten drei Monaten 29,95 € im Monat, danach 69,95 € im Monat zzgl. MwSt. je Account. Enthalten sind Website mit Wunschdomain, unbegrenzt Objekte und Benutzer, Exposé-Designer, Schnittstellen, KI-Funktionen und Support, ohne Einrichtungsgebühr und mit drei Monaten Laufzeit. Preise ändern sich; prüfen Sie den Stand direkt beim Anbieter.

Wie viel kostet onOffice?

Diese Frage wird oft gesucht und selten beantwortet. Uns lag bei Erstellung dieses Artikels keine geprüfte Preisangabe vor, daher nennen wir keine Zahl. Fordern Sie ein schriftliches Angebot an und lassen Sie sich darin aufschlüsseln: Preis je Nutzer oder je Büro, enthaltene Module, Website, Portalschnittstellen, Einrichtung, Schulung und Laufzeit. Nur so wird das Angebot mit anderen vergleichbar.

Kosten neben der Lizenz

• Portalpakete: Die Software überträgt, die Inserate selbst bezahlen Sie in der Regel beim Portal. Fragen Sie nach, damit Sie beides getrennt kalkulieren.
• Website und Domain: inklusive oder extra?
• Datenübernahme und Schulung: einmalig, aber oft nicht im Monatspreis enthalten.
• Zusatzmodule: etwa für Auswertungen, digitale Unterschrift oder Marketing.
• Eigene Zeit: Einrichtung, Vorlagen anpassen, Team einarbeiten.

Kostenlose Maklersoftware: was geht und wo die Grenzen liegen

Dauerhaft kostenlose Maklersoftware ist selten. Ein Beispiel ist das Open-Estate ImmoTool, das die Schnittstellenseite von Österreich.Immobilien als kostenfreie Desktop-Maklersoftware für Windows, macOS und Linux mit OpenImmo-Export per FTP beschreibt. Damit lassen sich Objekte verwalten und an Portale übertragen, die OpenImmo annehmen.

Die Grenzen liegen im Modell: Ein Desktop-Programm müssen Sie installieren, und Sie sollten klären, wer die Datensicherung übernimmt, wie mehrere Personen gleichzeitig arbeiten und ob es einen Zugriff vom Handy gibt. Bei Cloud-Lösungen übernimmt das der Anbieter.

Nicht verwechseln sollten Sie dauerhaft kostenlose Software mit Testphasen. 30 Tage kostenlos, wie bei immo professional, sind ein Test, kein Gratisangebot. Manche Anbieter legen Teile kostenlos bei, Justimmo etwa laut Schnittstellenliste eine Makler-Website. Für Einsteiger mit wenigen Objekten kann eine Freeware reichen. Sobald mehrere Personen arbeiten, viele Anfragen hereinkommen oder Portale direkt angebunden sein sollen, rechnet sich meist eine bezahlte Lösung.

Software allein bringt keine Anfragen: der Content-Teil

CRM und Portalschnittstelle sorgen dafür, dass Objekte sauber verwaltet und bei Suchenden auf den Portalen sichtbar sind. Wer Sie außerhalb der Portale wahrnimmt, etwa Eigentümer, die über einen Verkauf nachdenken, erreichen Sie damit nicht. ImmoTemplates argumentiert deshalb, Sichtbarkeit komme vor jedem Tool. Das ist zugespitzt, trifft aber einen Punkt: Social Media ist in kaum einer Maklersoftware abgedeckt.

Die gute Nachricht: Die Objektdaten dafür liegen bereits in Ihrer Software. Fotos, Flächen, Lage und Energieausweis sind gepflegt und lassen sich über den OpenImmo-Export oder den Inseratlink weiterverwenden, statt jeden Beitrag abends in einem Grafikprogramm neu zu bauen.

Genau an dieser Stelle setzt immocontent.ai an, derzeit in der Beta. Aus einem Inseratlink, einem Exposé-PDF oder einer OpenImmo-Datei, etwa aus Justimmo, onOffice oder FlowFact, entstehen Carousel, Einzelposts, Stories, Reel und Texte im Design des eigenen Büros. Fakten kommen nur aus diesen Quellen, und jeder Beitrag wird vom Makler geprüft und freigegeben, bevor er online geht. Eine direkte Anbindung an Justimmo und onOffice ist in Erprobung. Wichtig zur Abgrenzung: Das Werkzeug ersetzt keine Maklersoftware, es hat weder CRM noch Portalschnittstelle.

Wie Sie aus den Beiträgen eine tägliche Routine machen, zeigt unser Ratgeber zum Redaktionsplan für Immobilienmakler.

Einstieg als Makler: welche Software am Anfang reicht

Vor der Software steht die Berechtigung. In Österreich ist die Tätigkeit als Immobilienmakler Teil des reglementierten Gewerbes der Immobilientreuhänder und setzt einen Befähigungsnachweis voraus. In Deutschland brauchen Sie eine Erlaubnis nach § 34c GewO und müssen sich danach regelmäßig weiterbilden, nämlich 20 Zeitstunden innerhalb von drei Jahren. Details erfahren Sie bei der Wirtschaftskammer in Österreich und bei der zuständigen Gewerbebehörde oder IHK in Deutschland.

Für den Start genügt ein schlanker Stack:

• eine Maklersoftware mit Exposé und Portalübertragung, als Freeware oder günstiges Einstiegspaket,
• eine Website mit Objektseite, falls nicht in der Software enthalten,
• eine feste Routine für Social Media, damit Ihr Profil nicht leer bleibt.

Wichtiger als viele Funktionen ist, dass Sie die Daten später mitnehmen können. Achten Sie schon beim ersten Programm auf einen vollständigen Export.

Häufige Fragen

immocontent.ai in der Beta

Social Media, das von selbst läuft

Ein Link genügt: immocontent.ai liest Ihr Inserat, schreibt die Texte und gestaltet alle Beiträge in Ihrer CI. Sie prüfen, posten und sehen, was wirkt.

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Quellen (13)

1. immo professional: Maklersoftware mit Website, Funktionen und Preise
2. Immobilien-Profi: Makler-CRM, Update 2024
3. Österreich.Immobilien: Schnittstellen zu Maklersoftware
4. Engel & Völkers: Leitfaden für Immobiliensoftware für Makler und Berater
5. ImmoTemplates: Kostenlose Makler Software und Website
6. immocontent.ai: Startseite und Produktinformationen
7. Weiterbildungspflicht nach § 15b MaBV und § 34c Abs. 2a GewO (TA)
8. Immobilienmakler, Berufszugang (WKO)
9. § 656a BGB (Haufe)
10. § 87 GEG (lxgesetze.de)
11. § 30b KSchG (Jusline)
12. Angaben in Verkaufs- oder Vermietungsanzeigen (oesterreich.gv.at, EAVG 2012)
13. § 11 FAGG (RIS); ergänzend § 312g BGB (gesetze-im-internet.de, https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__312g.html)

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